강남구가 직원이 직접 개발한 ‘인쇄문서 자동 이메일 발송 시스템(Email Printer)’을 7월 정기분 재산세 업무에 도입해 고지서와 과세내역서 재발송 절차를 대폭 간소화했다.

 강남구는 기존 네 단계로 진행하던 이메일 문서 발송 업무를 ‘인쇄’ 명령 한 번으로 처리할 수 있도록 시스템을 개선하고, 재산세 민원 업무에 본격 활용하고 있다고 밝혔다.

 7월 정기분 재산세 납부 기간에는 고지서를 분실하거나 과세 내용을 다시 확인하려는 주민들의 재발송 요청이 집중된다.

 기존에는 담당자가 민원인이 요청한 재산세 고지서나 과세내역서를 이메일로 보내기 위해 문서를 PDF로 변환하고, 파일로 저장한 뒤 이메일에 첨부해 발송하는 과정을 거쳐야 했다. 납부 기간과 방법이 담긴 안내문도 별도로 찾아 첨부해야 해 민원이 몰릴수록 반복 업무에 대한 직원들의 부담이 컸다.

 새롭게 도입한 ‘Email Printer’는 컴퓨터에 설치된 가상 프린터를 활용한다. 담당자가 세무 업무 프로그램이나 한글 문서에서 인쇄를 실행한 뒤 프린터 목록에서 ‘Email Printer’를 선택하면 문서가 종이로 출력되는 대신 PDF 파일로 자동 변환된다.

 변환된 문서는 전용 발송 프로그램에 즉시 표시되며, 담당자가 문서 내용과 수신자 정보를 확인하면 서울시 통합메일 시스템을 통해 이메일로 발송된다.

 발송 과정은 망분리된 내부 행정망 환경에서도 사용할 수 있도록 설계됐다. 담당자 컴퓨터에서 생성된 문서는 내부 프록시 서버를 거쳐 서울시 통합메일 시스템으로 전달된다. 외부 프로그램 의존도를 낮추고 운영체제의 기본 구성요소를 활용해 시스템 안정성과 보안성을 높였다.

 가상 프린터 드라이버와 담당자용 발송 프로그램은 강남구 직원이 실제 세무 업무 과정을 분석해 직접 개발했다. 기존 업무 시스템을 대폭 변경하지 않고 직원들에게 익숙한 ‘인쇄’ 기능을 이메일 자동 발송 과정과 연결한 것이 특징이다.

 별도의 프로그램 사용법을 새로 익힐 필요가 없어 개발 이후 현장 업무에 곧바로 적용할 수 있다는 점도 장점으로 꼽힌다.

 재산세 고지서를 재발송할 때는 납부 기간과 납부 방법을 담은 안내문도 자동으로 첨부된다. 이에 따라 납세자는 고지서와 납부 정보를 한 번에 받아볼 수 있어 납부 방법을 별도로 문의하거나 안내자료를 다시 요청하는 불편을 줄일 수 있게 됐다.

 강남구는 실제 업무 환경에서 이메일 발송 기능과 시스템 안정성 점검을 마치고 7월 정기분 재산세 민원 업무에 시스템을 활용하고 있다.

 향후 운영 결과를 분석해 과세내역서와 각종 안내문 등 반복적인 문서 발송이 많은 다른 세무 업무로도 적용 범위를 확대할 계획이다.

 김현기 강남구청장은 “이번 시스템은 현장을 가장 잘 아는 직원이 업무 불편을 직접 개선한 사례”라며 “반복 업무는 줄이고 재산세 고지서와 납부 정보는 더욱 빠르고 정확하게 제공해 행정 효율과 구민 편의를 함께 높이겠다”고 말했다.